Was es tut
Alle Module schreiben in dasselbe Buch. Es besteht aus zwei Tabellen. Der Posten führt, was jemand schuldet oder was wir jemandem schulden, immer gegen eine Person. Die Bewegung führt die personenlose Umwidmung, etwa die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Ihre Kontogruppen überschneiden sich nicht; das Journal liest sie dennoch gemeinsam, weil eine zeitliche Aufzeichnung beide braucht.
Am Posten hängen drei Datumsangaben, und ihre Verwechslung ist der Fehler, den wir in der Praxis am häufigsten gesehen haben. Das Buchungsdatum steuert die Periodensperre, das Leistungsdatum die wirtschaftliche Zuordnung ins Abrechnungsjahr, das Fälligkeitsdatum allein das Mahnwesen. Der Fall, der die Trennung erzwingt: Leistung im Dezember, Rechnung im Februar, Vorjahr bereits geschlossen. Gebucht wird im laufenden Jahr, abgerechnet im Vorjahr.
Zwei Wege schreiben unmittelbar in dieses Buch, ohne dass ein Modul dazwischensteht. Die Objektübernahme trägt die Geldbestände und die Salden der Eigentümer und Mieter zum Stichtag eines Verwalterwechsels ein. Die Rücklagenpflege bucht Anfangsbestand, Zuführung und Entnahme der Erhaltungsrücklage.
Eine Buchung ändert niemand. Die Korrektur ist immer eine Gegenbuchung, und das gilt für die Buchung selbst wie für die Zuordnung einer Zahlung.
Wie es zusammenhängt
Das Hauptbuch ist die einzige Stelle, an der ein Modul in den Kern schreibt. Es hält dabei vier Regeln, die kein Modul für sich allein halten könnte: die Periodensperre, die Buchungsfreigabe des Objekts, den offenen Betrag unter Zeilensperre und den Riegel gegen den Storno einer Buchung, die ein Zahlungslauf gerade in der Hand hat.
Grenzen
Eine doppelte Buchführung führt digoCockpit bewusst nicht, und das ist eine Entscheidung, die Erklärung braucht. Das Wohnungseigentumsrecht verlangt zwei Aufstellungen, nämlich den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen. Es verlangt weder eine Bilanz noch einen Ausgleich von Aktiva und Passiva, und ein Gegenkonto je Buchung hätte hier keinen Adressaten.