Fahrplan
Fünf Wellen, und die Reihenfolge ist begründet.
Die Ordnung folgt zuerst der Abhängigkeit und erst danach dem Nutzen. Der Bau läuft in senkrechten Schnitten, je Modul ein durchgehender Weg von der Tabelle bis zur Oberfläche. Viele breite Halbfertigteile nebeneinander wären der bequemere Weg und der schlechtere.
Welle 1
Fundament
4 von 4 gebaut
Die geteilte Kern-Domäne, das Hauptbuch und die Hülle, in der jedes Modul steckt. Solange das fehlt, gibt es keinen Ort, an den ein Modul überhaupt schreiben könnte.
- StammdatengebautObjekt, Gebäude, Einheit, Person und Beteiligung, jeder veränderliche Wert mit seinem Gültigkeitszeitraum.
- KontenrahmengebautEin Kontenplan je Objekt, dessen Nummern der Betriebskostenkatalog vorgibt, mit Umlagefähigkeit und Verteilung am Konto.
- HauptbuchgebautEin geteiltes Buch für alle Module, append-only, mit Storno statt Löschung und drei streng getrennten Datumsangaben.
- Zugang und BerechtigunggebautAnmeldung über den eigenen Identitätsanbieter, Geltungsbereich bis auf die einzelne Einheit, bei jeder Anfrage frisch gelesen.
Welle 2
Geldfluss
8 von 8 gebaut
Hier bewegt sich das Geld. Der Wirtschaftsplan erzeugt die Forderung, die Lastschrift zieht sie ein, der Bankabgleich verbucht den Eingang, und was ausbleibt, holt das Mahnwesen nach.
- WirtschaftsplangebautLegt das monatliche Hausgeld je Einheit fest und stellt daraus Monat für Monat die Forderungen.
- BankabgleichgebautDer Kontoauszug kommt herein, die Zuordnung zu den offenen Posten wird vorgeschlagen, Teilzahlungen bleiben als Rest offen.
- Verbindlichkeiten und E-Rechnungs-EinganggebautErfasst Eingangsrechnungen mit Splitbuchung und Lohnanteil und liest elektronische Rechnungen strukturiert ein.
- SEPA-LastschriftgebautVerwaltet die Mandate und zieht fällige Hausgeldforderungen ein, als Datei oder direkt über die Bankschnittstelle.
- ZahlungsverkehrgebautBegleicht gebuchte Verbindlichkeiten per SEPA-Überweisung, als Datei, live oder als Echtzeitüberweisung.
- MahnwesengebautDrei Mahnstufen, taggenau gerechnete Verzugszinsen und eine gebuchte Mahngebühr.
- Verwaltervertrag und HonoraregebautDer eigene Vertrag mit Grundhonorar, Stundensätzen und Sonderhonoraren, und die Rechnung, die daraus entsteht.
- E-Rechnungs-AusganggebautAus einer gestellten Rechnung wird ein archivfestes PDF mit eingebetteter Rechnungsdatei nach europäischer Norm.
Welle 3
Abrechnungen
11 von 11 gebaut
Was das Jahr gekostet hat und wer welchen Anteil trägt. An dieser Welle hängen die gesetzlichen Pflichten, von der Jahresabrechnung über den Vermögensbericht bis zu Heiz- und Betriebskosten.
- Jahresabschluss und VermögensberichtgebautEin abgelaufener Zeitraum wird festgeschrieben, und daraus entsteht der gesetzlich verlangte Vermögensbericht.
- Verteilung und UmlageschlüsselgebautWelches Konto nach welchem Maßstab verteilt wird, getrennt nach Verwendungszweck und mit Zeitbezug.
- HausgeldabrechnunggebautDie Kosten der Periode auf die Einheiten umgelegt, und je Einheit die Abrechnungsspitze, über die beschlossen wird.
- Abrechnungslauf und BeschlussgebautFriert die Abrechnung ein, liefert je Einheit ein PDF und bucht nach dem Beschluss die Spitze als Forderung.
- Zähler, Ablesung und VerbrauchgebautMessgeräte, Ablesungen und der daraus abgeleitete Verbrauch je Einheit.
- WärmekostenabrechnunggebautWärme und Warmwasser getrennt, beides in Grund- und Verbrauchskosten geteilt und cent-genau je Einheit verteilt.
- CO2-KostenaufteilunggebautDie Einstufung des Gebäudes nach seinem Kohlendioxidausstoß, und daraus je Einheit der Anteil, den der Vermieter trägt.
- Mietvertrag und SollstellunggebautFührt die Mietverhältnisse und stellt daraus Monat für Monat Kaltmiete und Vorauszahlungen als Forderung.
- BetriebskostenabrechnunggebautRechnet die umlagefähigen Kosten gegenüber dem Mieter ab, und zwar nach dem Mietvertrag, nicht nach dem Beschluss der Gemeinschaft.
- Buchhaltung und Übergabe an die SteuerkanzleigebautDie Bücher eines Objekts als DATEV-Buchungsstapel, mit der Zuordnungstabelle der Kanzlei als Voraussetzung.
- AuswertungengebautJournal, Kontenblatt sowie Summen- und Saldenliste, jede über einen Zeitraum und rein lesend.
Welle 4
Verwaltung und Betrieb
0 von 8 gebaut
Alles neben dem Geld: Beschlüsse, Versammlungen, Fristen, Vorgänge, Korrespondenz. Von dieser Welle steht bisher nichts.
- Beschluss-SammlunggeplantDie gesetzlich vorgeschriebene, fortlaufende Sammlung aller Beschlüsse der Gemeinschaft.
- VersammlungsverwaltunggeplantEinladung, Legitimation, gewichtete Abstimmung und Niederschrift, für Präsenz, hybrid und rein virtuell.
- Fristen und WiedervorlagegeplantÜberwacht gesetzliche Fristen und wiederkehrende Prüftermine und meldet sich, bevor sie ablaufen.
- Vorgänge und SchadensmeldungengeplantMeldungen von Eigentümern und Mietern, zugeordnet und bis zur Erledigung verfolgt.
- Korrespondenz und VersandgeplantErzeugt Schreiben aus Vorlagen mit den Daten des Falls und legt ab, was tatsächlich hinausgegangen ist.
- Kontakte und TelefoniegeplantBeim eingehenden Anruf steht auf dem Schirm, wer da anruft und zu welchem Objekt er gehört; der Gesprächsverlauf bleibt erhalten.
- KautionsverwaltunggeplantMietkautionen getrennt vom eigenen Vermögen, verzinst, und beim Auszug abgerechnet.
- DokumentenablagegeplantBindet die vorhandene Dokumentenverwaltung an, ohne eine eigene danebenzustellen.
Welle 5
Portale
0 von 3 gebaut
Der Zugang für Eigentümer und Mieter, auf den gemeinsamen Bestand und gefiltert auf die eigene Einheit. Bewusst als letzte Welle eingeordnet.
- Verwalter-DashboardgeplantDer Einstieg für den Verwalter: was heute ansteht, was klemmt und wo Geld fehlt.
- Eigentümer-PortalgeplantGibt dem Eigentümer Zugang zu seinen eigenen Unterlagen, ohne dass jemand etwas heraussuchen muss.
- Mieter-PortalgeplantDer gleiche Weg für Mieter: Abrechnung, Zählerstände und Meldungen ohne Umweg über das Büro.
Der Termin, an dem alles hängt
Das erste abzurechnende Wirtschaftsjahr endet am 31. Dezember 2026.
Daraus folgt die Reihenfolge der dritten Welle. Jahresabrechnung und Vermögensbericht werden im Lauf des Jahres 2027 gebraucht, die Betriebskostenabrechnung innerhalb der Zwölfmonatsfrist. Über diesen Termin lässt sich nicht verhandeln; er bestimmt, was zuerst fertig sein muss.