Was es tut
Die Steuerkanzlei bekommt die Bücher eines Objekts als DATEV-Buchungsstapel, eine Datei je Lauf, dazu die Liste der Personenkonten. Die Exporteinheit heißt Buchungskreis und trägt die Beraternummer, die Mandantennummer, den Sachkontenrahmen SKR 03 oder SKR 04 und die Länge der Sachkontonummern.
Zwischen dem Kontenrahmen der Verwaltung und dem der Kanzlei liegt eine Zuordnungstabelle. Sie entsteht in einem Ausfüllformular, das nur die Konten zeigt, die im gewählten Zeitraum tatsächlich bebucht wurden: bei einem Objekt sind das zehn bis fünfzehn Zeilen und nicht die rund fünfzig Betriebskostenarten der Verordnung. Die Personenkonten vergibt digoCockpit selbst, fortlaufend je Buchungskreis.
Vor jedem Lauf läuft ein Protokoll, und es hält ihn an: bei fehlender Kontenzuordnung, fehlendem Gegenkonto einer Bewegung, falscher Buchungsrichtung, einem Namen außerhalb des Zeichenvorrats und einem Zeitraum über das Wirtschaftsjahr hinaus. Unzugeordnete Bankbuchungen sind der einzige Punkt, der nur warnt, denn Klärfälle sind der Normalbetrieb. Jede ausgelieferte Datei bleibt mit ihrem Inhalt und ihrer Prüfsumme im Archiv.
Wie es zusammenhängt
Dieses Modul schreibt nicht ins Hauptbuch. Es liest die Posten, die Zuordnungen und die Bewegungen des Kerns sowie das Ausgangsrechnungsarchiv und bildet jeden Schreibweg auf ein Buchungspaar ab, also auf Konto, Gegenkonto, Soll- oder Habenkennzeichen und Belegdatum. Aus einer Forderung gegen einen Eigentümer wird Debitor gegen Erlöskonto, aus einem Geldeingang Geldkonto gegen Debitor.
Einen Storno erkennt das Modul an seinem Verweis auf die stornierte Buchung, nicht am Vorzeichen: Eine Entnahme aus der Erhaltungsrücklage ist ebenfalls negativ und gerade kein Storno. Nur der Storno setzt das Kennzeichen für die Generalumkehr.
Ein zweiter Buchungskreis hängt an keinem Objekt und trägt die Honorarrechnungen aller Objekte. Er ist zugleich die Nahtstelle für das geplante Firmen-Hauptbuch.
Grenzen
Drei Angaben kommen von der Kanzlei und nicht aus der Software: die Beraternummer, die Mandantennummer und die Kontenzuordnung. Eine Vorlage dafür liegt bewusst nicht bei, denn der branchenübliche Kontenrahmen für Wohnungsunternehmen ist ein kostenpflichtiges Erzeugnis der DATEV. Ohne diese drei Angaben ist der Export baubar und prüfbar, aber nicht ablieferbar. Einen Buchungskreis legt die Oberfläche bisher nicht an, und eine Zuordnung, die für alle Objekte desselben Kontenrahmens gelten soll, ebenfalls nicht; beides entsteht heute in der Datenbank.
Bei den Hausgeld-Sollstellungen bleibt das Belegfeld leer, weil es dort keine Belegnummer gibt. Die Kanzlei kann diese Buchungen dann nicht über den Rechnungsausgleich mit ihrer Zahlung führen. Die Anschrift fehlt in der Liste der Personenkonten, weil digoCockpit sie als einen Text führt, während DATEV Straße, Postleitzahl und Ort getrennt verlangt. Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung entsteht hier nicht; sie bleibt dem Firmen-Hauptbuch vorbehalten.